{"id":1255,"date":"2026-07-15T14:48:28","date_gmt":"2026-07-15T14:48:28","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.damattaesg.com.br\/?p=1255"},"modified":"2026-11-03T20:50:56","modified_gmt":"2026-11-03T20:50:56","slug":"evidencias-de-conformidade-tipos-prazos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/evidencias-de-conformidade-tipos-prazos\/","title":{"rendered":"Evid\u00eancias de Conformidade: conhe\u00e7a os 3 Tipos e Prazos de Guarda"},"content":{"rendered":"<p class=\"resposta\"><strong>Evid\u00eancias de conformidade s\u00e3o registros capazes de demonstrar que uma obriga\u00e7\u00e3o foi atendida.<\/strong> Podem incluir licen\u00e7as, laudos, listas de presen\u00e7a, resultados de monitoramento, registros de sistema, fotos, aprova\u00e7\u00f5es e hist\u00f3ricos de altera\u00e7\u00e3o. Para serem \u00fateis, precisam estar relacionadas \u00e0 obriga\u00e7\u00e3o, ser \u00edntegras, rastre\u00e1veis, leg\u00edveis e dispon\u00edveis durante todo o prazo de reten\u00e7\u00e3o aplic\u00e1vel.<\/p>\n<p>Cumprir uma obriga\u00e7\u00e3o e conseguir comprovar seu cumprimento s\u00e3o problemas diferentes. A empresa pode ter realizado um treinamento, renovado uma licen\u00e7a ou entregue um equipamento de prote\u00e7\u00e3o. Se o registro estiver incompleto, sem data, fora do prazo ou imposs\u00edvel de localizar, a demonstra\u00e7\u00e3o do atendimento fica comprometida.<\/p>\n<p>Na pr\u00e1tica observada pela Damatta, parte do retrabalho em auditorias surge desse desencontro: a atividade foi executada, mas a evid\u00eancia ficou no e-mail de uma pessoa, em uma planilha sem hist\u00f3rico ou em uma pasta sem respons\u00e1vel definido.<\/p>\n<p>Uma boa gest\u00e3o de evid\u00eancias de conformidade reduz esse risco ao conectar cada registro \u00e0 obriga\u00e7\u00e3o correspondente.<\/p>\n<h2>O que torna um registro uma evid\u00eancia de conformidade<\/h2>\n<p>Um arquivo n\u00e3o se transforma em evid\u00eancia apenas porque foi armazenado. Ele deve responder, com clareza, a cinco perguntas:<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Crit\u00e9rio<\/th>\n<th>Pergunta de verifica\u00e7\u00e3o<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Rela\u00e7\u00e3o com a obriga\u00e7\u00e3o<\/td>\n<td>O registro comprova exatamente qual requisito, condi\u00e7\u00e3o ou controle?<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Autenticidade<\/td>\n<td>\u00c9 poss\u00edvel identificar a origem, a autoria e, quando aplic\u00e1vel, a assinatura?<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Integridade<\/td>\n<td>H\u00e1 prote\u00e7\u00e3o contra altera\u00e7\u00e3o indevida e controle das vers\u00f5es?<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Rastreabilidade<\/td>\n<td>\u00c9 poss\u00edvel saber quem produziu, aprovou, alterou ou anexou o registro e quando isso ocorreu?<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Sufici\u00eancia<\/td>\n<td>O conjunto apresentado \u00e9 bastante para sustentar a conclus\u00e3o, sem depender apenas de relato verbal?<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Esses crit\u00e9rios devem ser avaliados conforme o risco e a obriga\u00e7\u00e3o. Uma fotografia pode comprovar a instala\u00e7\u00e3o de uma prote\u00e7\u00e3o em m\u00e1quina, mas talvez n\u00e3o prove que a inspe\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica foi realizada. Nesse caso, a foto pode precisar ser combinada com checklist, data, identifica\u00e7\u00e3o do equipamento e assinatura do respons\u00e1vel.<\/p>\n<h2>Tr\u00eas grupos pr\u00e1ticos de evid\u00eancias de conformidade<\/h2>\n<p>N\u00e3o existe umaifica\u00e7\u00e3o legal \u00fanica que divida todas as evid\u00eancias de conformidade em tr\u00eas tipos. Para organizar a opera\u00e7\u00e3o, por\u00e9m, \u00e9 \u00fatil agrup\u00e1-las da seguinte forma.<\/p>\n<h3>1. Documentos formais<\/h3>\n<p>S\u00e3o registros emitidos ou aprovados por uma pessoa, organiza\u00e7\u00e3o ou autoridade identific\u00e1vel. Exemplos:<\/p>\n<ul>\n<li>licen\u00e7as e autoriza\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li>laudos e pareceres t\u00e9cnicos;<\/li>\n<li>certificados;<\/li>\n<li>contratos e termos assinados;<\/li>\n<li>pol\u00edticas e procedimentos aprovados;<\/li>\n<li>atas de reuni\u00e3o;<\/li>\n<li>notas fiscais e comprovantes de recolhimento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>O documento deve estar completo e dentro do per\u00edodo a que se refere. Uma licen\u00e7a vencida pode integrar o hist\u00f3rico, mas n\u00e3o comprova a regularidade atual da atividade.<\/p>\n<h3>2. Registros operacionais e dados de sistema<\/h3>\n<p>S\u00e3o produzidos durante a execu\u00e7\u00e3o de um processo. Exemplos:<\/p>\n<ul>\n<li>registros de inspe\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>medi\u00e7\u00f5es ambientais e ocupacionais;<\/li>\n<li>listas de presen\u00e7a e certificados de capacita\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>fichas de entrega de EPI;<\/li>\n<li>logs de acesso;<\/li>\n<li>aprova\u00e7\u00f5es eletr\u00f4nicas;<\/li>\n<li>hist\u00f3rico de vers\u00f5es;<\/li>\n<li>trilhas de auditoria.<\/li>\n<\/ul>\n<p>O fato de um registro ser digital n\u00e3o o torna automaticamente mais confi\u00e1vel. A for\u00e7a da evid\u00eancia depende dos controles de acesso, da identifica\u00e7\u00e3o do usu\u00e1rio, da preserva\u00e7\u00e3o dos dados e da possibilidade de detectar altera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<h3>3. Evid\u00eancias visuais e de verifica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Incluem fotografias, v\u00eddeos, prints de tela, entrevistas, observa\u00e7\u00f5es em campo e testes. S\u00e3o \u00fateis para demonstrar uma condi\u00e7\u00e3o existente em determinado momento.<\/p>\n<p>Esses registros costumam ganhar for\u00e7a quando acompanhados de contexto: data, local, ativo, processo, respons\u00e1vel, coordenadas quando pertinentes e v\u00ednculo com a obriga\u00e7\u00e3o avaliada. Um print isolado \u00e9 mais fr\u00e1gil do que o relat\u00f3rio extra\u00eddo do sistema com seus metadados.<\/p>\n<h2>Exemplos por \u00e1rea<\/h2>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>\u00c1rea<\/th>\n<th>Obriga\u00e7\u00e3o ou controle<\/th>\n<th>Poss\u00edveis evid\u00eancias<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Meio ambiente<\/td>\n<td>Destina\u00e7\u00e3o de res\u00edduos<\/td>\n<td>Manifesto de transporte, certificado de destina\u00e7\u00e3o, nota fiscal, licen\u00e7a do destinador e registros de pesagem, conforme aplic\u00e1vel<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>SST<\/td>\n<td>Entrega e controle de EPI<\/td>\n<td>Ficha ou registro eletr\u00f4nico com trabalhador, equipamento, CA, data, orienta\u00e7\u00e3o e confirma\u00e7\u00e3o de recebimento<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>SST<\/td>\n<td>Gerenciamento de riscos ocupacionais<\/td>\n<td>Invent\u00e1rio de riscos, plano de a\u00e7\u00e3o, avalia\u00e7\u00f5es, registros das medidas implementadas e hist\u00f3rico de atualiza\u00e7\u00f5es<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Prote\u00e7\u00e3o de dados<\/td>\n<td>Atendimento de solicita\u00e7\u00e3o de titular<\/td>\n<td>Registro da solicita\u00e7\u00e3o, valida\u00e7\u00e3o de identidade, resposta, data e decis\u00e3o adotada<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Prote\u00e7\u00e3o de dados<\/td>\n<td>Opera\u00e7\u00f5es de tratamento<\/td>\n<td>Registro das opera\u00e7\u00f5es, bases legais, finalidades, compartilhamentos, medidas de seguran\u00e7a e reten\u00e7\u00e3o<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fiscal e cont\u00e1bil<\/td>\n<td>Opera\u00e7\u00e3o declarada ao fisco<\/td>\n<td>Documento fiscal, escritura\u00e7\u00e3o, comprovante de transmiss\u00e3o e documentos de suporte<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Qualidade<\/td>\n<td>Controle de processo<\/td>\n<td>Procedimento vigente, registros de inspe\u00e7\u00e3o, resultados, desvios, aprova\u00e7\u00f5es e a\u00e7\u00f5es corretivas<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>O <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/anpd\/pt-br\/canais_atendimento\/agente-de-tratamento\/relatorio-de-impacto-a-protecao-de-dados-pessoais-ripd\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Relat\u00f3rio de Impacto \u00e0 Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais<\/a>, por exemplo, pode ser necess\u00e1rio conforme o contexto do tratamento ou por determina\u00e7\u00e3o da ANPD. N\u00e3o deve ser tratado como documento obrigat\u00f3rio para toda empresa e toda opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h2>Por quanto tempo guardar as evid\u00eancias<\/h2>\n<p>N\u00e3o existe prazo \u00fanico de reten\u00e7\u00e3o para evid\u00eancias de conformidade. O per\u00edodo depende da norma aplic\u00e1vel, do tipo de documento, da finalidade, do contrato, de eventual processo e dos prazos prescricionais ou decadenciais relacionados.<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Evid\u00eancia<\/th>\n<th>Refer\u00eancia para reten\u00e7\u00e3o<\/th>\n<th>Cuidado necess\u00e1rio<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Hist\u00f3rico das atualiza\u00e7\u00f5es do invent\u00e1rio de riscos ocupacionais<\/td>\n<td>M\u00ednimo de 20 anos ou prazo previsto em norma espec\u00edfica<\/td>\n<td>A <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/acesso-a-informacao\/participacao-social\/conselhos-e-orgaos-colegiados\/comissao-tripartite-partitaria-permanente\/normas-regulamentadora\/normas-regulamentadoras-vigentes\/nr-1\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">NR-1 vigente<\/a> exige a manuten\u00e7\u00e3o do hist\u00f3rico, n\u00e3o apenas da vers\u00e3o atual<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Prontu\u00e1rio m\u00e9dico individual do PCMSO<\/td>\n<td>M\u00ednimo de 20 anos ap\u00f3s o desligamento, salvo previs\u00e3o diferente nos anexos da NR-7<\/td>\n<td>H\u00e1 dados pessoais sens\u00edveis e acesso restrito; consultar a <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/acesso-a-informacao\/participacao-social\/conselhos-e-orgaos-colegiados\/comissao-tripartite-partitaria-permanente\/normas-regulamentadora\/normas-regulamentadoras-vigentes\/norma-regulamentadora-no-7-nr-7\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">NR-7<\/a><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dados pessoais<\/td>\n<td>At\u00e9 o t\u00e9rmino do tratamento, com conserva\u00e7\u00e3o apenas nas hip\u00f3teses permitidas<\/td>\n<td>Os artigos 15 e 16 da <a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/_ato2015-2018\/2018\/lei\/l13709.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">LGPD<\/a> n\u00e3o estabelecem um prazo geral fixo em anos<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentos fiscais e cont\u00e1beis<\/td>\n<td>Prazo definido pela obriga\u00e7\u00e3o e pela legisla\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria aplic\u00e1vel<\/td>\n<td>Cinco anos \u00e9 uma refer\u00eancia frequente, mas a contagem e o documento abrangido devem ser confirmados; o <a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/leis\/l5172compilado.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">CTN<\/a> disciplina decad\u00eancia e prescri\u00e7\u00e3o tribut\u00e1rias<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentos relativos a dep\u00f3sitos de FGTS<\/td>\n<td>A an\u00e1lise atual deve considerar a prescri\u00e7\u00e3o quinquenal e o prazo de dois anos ap\u00f3s o fim do contrato para ajuizamento da a\u00e7\u00e3o<\/td>\n<td>A antiga refer\u00eancia geral de 30 anos n\u00e3o deve ser aplicada automaticamente; consulte a <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/servicos\/trabalhador\/fgts\/como-proceder-em-casos-de-ausencia-de-recolhimentos-de-fgts\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">orienta\u00e7\u00e3o do MTE<\/a><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Licen\u00e7as, condicionantes e monitoramentos ambientais<\/td>\n<td>Prazo indicado no ato, na norma e no processo de licenciamento, acrescido do per\u00edodo necess\u00e1rio \u00e0 defesa e \u00e0 rastreabilidade<\/td>\n<td>A imprescritibilidade reconhecida pelo STF se refere \u00e0 pretens\u00e3o de repara\u00e7\u00e3o civil de dano ambiental, n\u00e3o cria um prazo uniforme de guarda para todo documento<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Uma tabela corporativa de temporalidade deve registrar pelo menos:<\/p>\n<ul>\n<li>categoria do documento;<\/li>\n<li>fundamento da reten\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>evento que inicia a contagem;<\/li>\n<li>prazo;<\/li>\n<li>\u00e1rea respons\u00e1vel;<\/li>\n<li>n\u00edvel de acesso;<\/li>\n<li>forma de descarte;<\/li>\n<li>regra de suspens\u00e3o do descarte em caso de auditoria, investiga\u00e7\u00e3o ou processo.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>O erro de usar apenas o maior prazo poss\u00edvel<\/h3>\n<p>Guardar tudo para sempre parece seguro, mas cria outros riscos. A empresa aumenta o volume de dados pessoais, dificulta a busca, eleva custos e mant\u00e9m informa\u00e7\u00f5es sem necessidade. Na LGPD, a reten\u00e7\u00e3o precisa estar ligada a uma finalidade ou a uma hip\u00f3tese legal de conserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>O caminho adequado \u00e9 definir prazos por categoria e documentar a justificativa. Casos jur\u00eddicos, ambientais, fiscais e trabalhistas devem ser avaliados com as \u00e1reas competentes.<\/p>\n<h2>Como armazenar evid\u00eancias de conformidade corretamente<\/h2>\n<p>O formato f\u00edsico ou digital deve ser escolhido conforme a regra aplic\u00e1vel e o uso do documento. A <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/acesso-a-informacao\/participacao-social\/conselhos-e-orgaos-colegiados\/comissao-tripartite-partitaria-permanente\/normas-regulamentadora\/normas-regulamentadoras-vigentes\/nr-1\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">NR-1<\/a>, por exemplo, admite documentos digitais e estabelece condi\u00e7\u00f5es para digitaliza\u00e7\u00e3o e preserva\u00e7\u00e3o de documentos de SST.<\/p>\n<p>Use os controles abaixo como refer\u00eancia:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Identifica\u00e7\u00e3o:<\/strong> relacione a evid\u00eancia \u00e0 obriga\u00e7\u00e3o, unidade, processo, ativo, respons\u00e1vel e per\u00edodo.<\/li>\n<li><strong>Controle de acesso:<\/strong> conceda acesso conforme fun\u00e7\u00e3o e sensibilidade do conte\u00fado.<\/li>\n<li><strong>Versionamento:<\/strong> preserve a vers\u00e3o aprovada e o hist\u00f3rico relevante, sem sobrescrever registros anteriores.<\/li>\n<li><strong>Autenticidade e integridade:<\/strong> use assinaturas, trilhas de auditoria, hash ou outros controles compat\u00edveis com o risco e a exig\u00eancia aplic\u00e1vel.<\/li>\n<li><strong>Disponibilidade:<\/strong> defina indexa\u00e7\u00e3o e busca que permitam recuperar o registro no tempo exigido.<\/li>\n<li><strong>Backup testado:<\/strong> mantenha c\u00f3pias adequadas ao risco e teste a restaura\u00e7\u00e3o periodicamente.<\/li>\n<li><strong>Reten\u00e7\u00e3o e descarte:<\/strong> aplique a tabela de temporalidade e registre a elimina\u00e7\u00e3o segura.<\/li>\n<li><strong>Continuidade:<\/strong> evite que a evid\u00eancia dependa da conta pessoal ou do computador de um \u00fanico empregado.<\/li>\n<\/ol>\n<p>A <a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/_ato2019-2022\/2020\/lei\/l14063.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Lei n\u00ba 14.063\/2020<\/a> diferencia assinaturas eletr\u00f4nicas simples, avan\u00e7adas e qualificadas. O n\u00edvel adequado depende da intera\u00e7\u00e3o, do risco e da regra espec\u00edfica. Por isso, a assinatura mais forte nem sempre \u00e9 obrigat\u00f3ria, e uma assinatura simples nem sempre ser\u00e1 suficiente.<\/p>\n<h2>Fluxo para transformar obriga\u00e7\u00e3o em evid\u00eancia<\/h2>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Etapa<\/th>\n<th>Pergunta<\/th>\n<th>Resultado esperado<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>1. Interpretar<\/td>\n<td>O que deve ser feito e a quem se aplica?<\/td>\n<td>Obriga\u00e7\u00e3o validada<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>2. Definir o controle<\/td>\n<td>Qual atividade atender\u00e1 \u00e0 obriga\u00e7\u00e3o?<\/td>\n<td>Procedimento, tarefa ou medida<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>3. Definir a evid\u00eancia<\/td>\n<td>O que provar\u00e1 a execu\u00e7\u00e3o e o resultado?<\/td>\n<td>Tipo de registro e campos m\u00ednimos<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>4. Atribuir responsabilidade<\/td>\n<td>Quem produz, aprova e guarda?<\/td>\n<td>Respons\u00e1veis definidos<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>5. Definir reten\u00e7\u00e3o<\/td>\n<td>Qual prazo, marco inicial e fundamento?<\/td>\n<td>Regra de temporalidade<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>6. Verificar<\/td>\n<td>A evid\u00eancia continua \u00edntegra, v\u00e1lida e recuper\u00e1vel?<\/td>\n<td>Teste peri\u00f3dico e corre\u00e7\u00e3o de falhas<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Esse fluxo evita um erro comum: criar a obriga\u00e7\u00e3o no sistema sem definir antecipadamente qual evid\u00eancia ser\u00e1 aceita. Quando isso acontece, a equipe executa a atividade e s\u00f3 tenta reconstruir a prova na v\u00e9spera da auditoria.<\/p>\n<h2>Erros comuns na gest\u00e3o de evid\u00eancias de conformidade<\/h2>\n<ul>\n<li>guardar apenas a vers\u00e3o atual e eliminar o hist\u00f3rico exigido;<\/li>\n<li>usar um prazo gen\u00e9rico para documentos de naturezas diferentes;<\/li>\n<li>manter arquivos sem v\u00ednculo com a obriga\u00e7\u00e3o que deveriam comprovar;<\/li>\n<li>aceitar print de tela como \u00fanica prova quando existe relat\u00f3rio ou log original;<\/li>\n<li>armazenar dados pessoais al\u00e9m do necess\u00e1rio, sem fundamento documentado;<\/li>\n<li>concentrar evid\u00eancias de conformidade em e-mails individuais;<\/li>\n<li>fazer backup sem testar a restaura\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>permitir altera\u00e7\u00e3o ou exclus\u00e3o sem registro de usu\u00e1rio, data e justificativa;<\/li>\n<li>descartar documentos durante auditoria, investiga\u00e7\u00e3o, lit\u00edgio ou fiscaliza\u00e7\u00e3o em andamento.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Checklist para controlar evid\u00eancias de conformidade<\/h2>\n<ul>\n<li>\u2610 Cada obriga\u00e7\u00e3o possui evid\u00eancia esperada definida.<\/li>\n<li>\u2610 O registro identifica unidade, per\u00edodo, respons\u00e1vel e objeto.<\/li>\n<li>\u2610 A vers\u00e3o vigente e o hist\u00f3rico necess\u00e1rio est\u00e3o preservados.<\/li>\n<li>\u2610 Os prazos possuem fundamento e evento inicial de contagem.<\/li>\n<li>\u2610 Dados pessoais t\u00eam acesso restrito e reten\u00e7\u00e3o justificada.<\/li>\n<li>\u2610 Evid\u00eancias digitais possuem controles de integridade e rastreabilidade.<\/li>\n<li>\u2610 Backups s\u00e3o restaurados em testes peri\u00f3dicos.<\/li>\n<li>\u2610 Existe bloqueio de descarte para documentos envolvidos em processos.<\/li>\n<li>\u2610 A equipe consegue localizar uma amostra de evid\u00eancias de conformidade sem depender de uma pessoa espec\u00edfica.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Perguntas frequentes<\/h2>\n<h3>Evid\u00eancia de conformidade e documento s\u00e3o a mesma coisa?<\/h3>\n<p>N\u00e3o. Um documento pode estar relacionado a um tema sem comprovar o atendimento da obriga\u00e7\u00e3o. Para funcionar como evid\u00eancia, precisa ser pertinente, aut\u00eantico, \u00edntegro, rastre\u00e1vel e suficiente para a finalidade.<\/p>\n<h3>Print de tela serve como evid\u00eancia?<\/h3>\n<p>Pode servir, principalmente como registro complementar. Isoladamente, tende a ser mais fr\u00e1gil por n\u00e3o apresentar todo o contexto ou os metadados. Sempre que poss\u00edvel, preserve tamb\u00e9m o relat\u00f3rio, o log ou o arquivo original.<\/p>\n<h3>\u00c9 obrigat\u00f3rio guardar documentos f\u00edsicos?<\/h3>\n<p>Depende da legisla\u00e7\u00e3o aplic\u00e1vel ao documento. A digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o autoriza o descarte autom\u00e1tico do original. Em SST, a NR-1 permite o arquivamento digital de documentos f\u00edsicos sob condi\u00e7\u00f5es espec\u00edficas e determina a manuten\u00e7\u00e3o dos originais quando houver previs\u00e3o legal.<\/p>\n<h3>Quem deve guardar as evid\u00eancias de conformidade?<\/h3>\n<p>A responsabilidade deve ser definida por processo. A \u00e1rea t\u00e9cnica costuma produzir e validar o conte\u00fado; \u00e1reas como compliance, jur\u00eddico, privacidade, fiscal ou gest\u00e3o documental ajudam a estabelecer crit\u00e9rios de reten\u00e7\u00e3o e acesso. Um reposit\u00f3rio central pode controlar o arquivo sem retirar a responsabilidade t\u00e9cnica da \u00e1rea que gerou a evid\u00eancia.<\/p>\n<h3>N\u00e3o apresentar a evid\u00eancia significa que a obriga\u00e7\u00e3o n\u00e3o foi cumprida?<\/h3>\n<p>N\u00e3o automaticamente. A aus\u00eancia ou insufici\u00eancia da prova pode dificultar a demonstra\u00e7\u00e3o do atendimento e produzir consequ\u00eancias diferentes conforme a obriga\u00e7\u00e3o, a autoridade, o contrato e o processo aplic\u00e1vel. N\u00e3o \u00e9 correto afirmar que todo caso resulta necessariamente em multa ou autua\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h2>Por onde come\u00e7ar<\/h2>\n<p>Selecione dez obriga\u00e7\u00f5es cr\u00edticas e tente localizar a melhor evid\u00eancia de conformidade de cada uma. Registre quanto tempo a busca levou, se o documento estava vigente, quem era o respons\u00e1vel e se havia hist\u00f3rico. Esse teste simples mostra onde a empresa tem uma falha documental, mesmo quando a atividade operacional est\u00e1 sendo executada.<\/p>\n<p>A Damatta pode apoiar a liga\u00e7\u00e3o entre obriga\u00e7\u00e3o, respons\u00e1vel, prazo e evid\u00eancia, mantendo hist\u00f3rico e rastreabilidade sem transformar o processo em arquivo morto.<\/p>\n<p>O objetivo \u00e9 tornar as evid\u00eancias de conformidade recuper\u00e1veis e \u00fateis durante toda a vida do controle.<\/p>\n<p><a href=\"\/fale-conosco\">Converse com a equipe da Damatta<\/a><\/p>\n<h2>Fontes oficiais consultadas<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/acesso-a-informacao\/participacao-social\/conselhos-e-orgaos-colegiados\/comissao-tripartite-partitaria-permanente\/normas-regulamentadora\/normas-regulamentadoras-vigentes\/nr-1\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Minist\u00e9rio do Trabalho e Emprego: NR-1 vigente<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/acesso-a-informacao\/participacao-social\/conselhos-e-orgaos-colegiados\/comissao-tripartite-partitaria-permanente\/normas-regulamentadora\/normas-regulamentadoras-vigentes\/norma-regulamentadora-no-7-nr-7\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Minist\u00e9rio do Trabalho e Emprego: NR-7 vigente<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/_ato2015-2018\/2018\/lei\/l13709.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Presid\u00eancia da Rep\u00fablica: Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gov.br\/anpd\/pt-br\/canais_atendimento\/agente-de-tratamento\/relatorio-de-impacto-a-protecao-de-dados-pessoais-ripd\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ANPD: orienta\u00e7\u00f5es sobre o RIPD<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/leis\/l5172compilado.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Presid\u00eancia da Rep\u00fablica: C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gov.br\/trabalho-e-emprego\/pt-br\/servicos\/trabalhador\/fgts\/como-proceder-em-casos-de-ausencia-de-recolhimentos-de-fgts\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Minist\u00e9rio do Trabalho e Emprego: prazo para reclama\u00e7\u00e3o por falta de recolhimento do FGTS<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/portal.stf.jus.br\/jurisprudenciaRepercussao\/tema.asp?num=999\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Supremo Tribunal Federal: Tema 999<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/_ato2019-2022\/2020\/lei\/l14063.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Presid\u00eancia da Rep\u00fablica: Lei n\u00ba 14.063\/2020<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<blockquote>\n<p>Este conte\u00fado tem car\u00e1ter informativo e n\u00e3o substitui a an\u00e1lise t\u00e9cnica ou jur\u00eddica das obriga\u00e7\u00f5es aplic\u00e1veis a uma organiza\u00e7\u00e3o espec\u00edfica.<\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Saiba quais evid\u00eancias de conformidade guardar, por quanto tempo manter cada documento e como organizar os registros para auditorias e fiscaliza\u00e7\u00f5es.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":2010,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"elementor_theme","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[14],"class_list":["post-1255","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-requisitos-legais","tag-com-imagem"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1255"}],"version-history":[{"count":16,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2092,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255\/revisions\/2092"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2010"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1255"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1255"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/damatta.solutions\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1255"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}